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Wie eine Datentreuhand zur Einhaltung von NDAs beitragen

30.04.2024

Sensible Daten sind oft das Herzstück moderner Geschäftsprozesse. Doch wie kann man sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben – und vor allem dann, wenn man sie mit anderen geteilt werden? Eine mögliche Lösung hierfür bietet der Einsatz einer Datentreuhand. In diesem Blogbeitrag werden wir erläutern, wie eine Datentreuhand zur Einhaltung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) eingesetzt werden kann. 

Aufgrund des ständigen Austauschs von Daten und Informationen zwischen Parteien sind in der heutigen digitalen Welt Datenschutz und Vertraulichkeit von großer Bedeutung. Dabei besteht jedoch immer das Risiko, dass vertrauliche Daten – mit oder ohne Absicht – mit unberechtigten Dritten geteilt werden. Das führt gegebenenfalls zu einem Verstoß gegen geltende Datenschutzvorschriften. Hinzu kommt, dass Unternehmen auch ein großes Interesse daran haben, dass betriebsinterne, vertrauliche Daten nicht an unberechtigte Dritte gelangen. Um solche Risiken zu vermeiden, wird im Rahmen von Geschäftskontakten oft auf Vertraulichkeitsvereinbarungen – auch bekannt als NDAs (Non- Disclosure Agreements) - gesetzt. Mithilfe einer solchen Vereinbarung wird der Schutz von vertraulichen Informationen verstärkt, indem den betroffenen Parteien die vertragliche Pflicht auferlegt wird, bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln und allein für den vorgesehenen Zweck zu nutzen. Dementsprechend regelt eine Vertraulichkeitsvereinbarung den Umgang mit vertraulichen Daten zwischen zwei Parteien. 

Dabei werden ausschließlich diejenigen Daten und Informationen ausgetauscht, deren Verwendung für das jeweilige (angestrebte) Rechtsgeschäft zwischen den beteiligten Parteien notwendig sind. Dies erfolgt nach dem Prinzip "need-to-know". In der Regel handelt es sich dabei um keine personenbezogenen Daten, die dem öffentlich-rechtlichen Datenschutz gemäß BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) unterliegen. Vielmehr handelt es sich um nicht-personenbezogene Daten, sogenannte Confidentials. 

Grundsätzlich verfolgen Datenschutzvorschriften und Vertraulichkeitsvereinbarungen unterschiedliche Schutzrichtungen. Während NDAs den Zweck verfolgen, Geschäftsgeheimnisse und wirtschaftliche Werte vor unberechtigtem Zugriff und Verwendung zu schützen, steht beim Datenschutz der Schutz personenbezogener Daten im Vordergrund. Allerdings gibt es Überschneidungen zwischen Datenschutz einerseits und Vertraulichkeitsvereinbarungen andererseits. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sowohl der Datenschutz als auch der Schutz von Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen berücksichtigt werden, um ihre Interessen und die ihrer Kund/-innen und Mitarbeiter/-innen zu wahren. 

Dabei ist eine sorgfältige Ausarbeitung und Formulierung der NDAs von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Schutz der Informationen und Daten entsprechend gewährleistet ist. Es ist daher ratsam, Vertraulichkeitsvereinbarungen vor allen Geschäftsbeziehungen abzuschließen, um effektiven Schutz von Geschäftsgeheimnissen zu gewährleisten. Grundsätzlich müssen Informationen, die nicht weitergegeben werden dürfen, innerhalb einer Vereinbarung klar und präzise definiert werden. Allgemeine „catch – all“ Klauseln, die versuchen „alles“ abzudecken, sind nicht ausreichend und können sogar unwirksam sein. Bei einem Verstoß gegen die Vereinbarungen drohen vertragliche Konsequenzen, wie z.B. Haftungs- oder Schadensersatzansprüche. 

Allerdings kann das Risiko, vertrauliche Informationen und Daten zumindest unabsichtlich weiterzugeben, beispielsweise durch unsachgemäße Handhabung von Daten oder durch unzureichende Datensicherheit, nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Außerdem kann es mitunter im Einzelfall schwierig sein, den Umfang der vertraulichen Informationen zu bestimmen, sodass auch hieraus eine Verletzung der Vertraulichkeitsvereinbarung folgen kann. In diesem Rahmen bietet sich die Verwendung einer Datentreuhand an. Ein Datentreuhänder übernimmt als unabhängige, dazwischengeschaltete Instanz die Kontrolle über vertrauliche Daten und stellt sicher, dass diese auch entsprechend der NDAs vertraulich behandelt werden. So kann gewährleistet werden, dass Informationen nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen der Vertraulichkeitsvereinbarung genutzt werden. Die Daten werden dabei gefiltert und nur die relevanten Informationen an die entsprechenden Vertragsparteien weitergeleitet. So können nicht nur generelle datenschutzrechtliche Anforderungen bezüglich personenbezogener Daten erfüllt, sondern auch etwaig bestehende vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden.  

Indem ein Unternehmen die Dienste eines Datentreuhänders in Anspruch nimmt, kann es gewährleisten, dass nur die berechtigten Personen Zugang zu den vertraulichen Daten und Informationen haben. Der Datentreuhänder sorgt zudem dafür, dass die Daten auf sicheren Servern gespeichert werden und angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Firewalls implementiert werden, um einen unbefugten Zugriff auf die Daten zu verhindern. Durch die Nutzung eines Datentreuhänders kann das Unternehmen die Kontrolle über die Daten behalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die NDA eingehalten wird. Somit ermöglicht eine Datentreuhand eine sichere und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Parteien, bei der vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten bestmöglich geschützt werden.

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