Das Notariat ist geprägt von klaren Rollen, komplexen Zuständigkeiten und strengen rechtlichen Rahmenbedingungen. Jede Handlung im Namen des Notars oder seiner Mitarbeiter hat unmittelbare rechtliche und finanzielle Folgen. Gerade im Bereich des Bankings stoßen viele Berufsträger an Grenzen bei ihrer Hausbank. Denn diese kennt in der Regel weder die Besonderheiten des Berufsrechts noch kann sie auf die spezifischen Rechte und Rollen im Notariat eingehen. Erfahren Sie mehr zur Lösung dieser Herausforderung in diesem Beitrag.

[START BOX]

Sie möchten Ihre Anderkonten effizient und ohne bürokratische Hürden verwalten? Profitieren Sie von klaren Rollen- und Rechtevergaben im Banking und sichern Sie reibungslose Abläufe in Ihrer Kanzlei. Unsere Fachberater zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie digitale Kontoeröffnungen in Minuten realisieren und dabei alle Vorgaben der BNotK erfüllen.

[END BOX]

Welche Rechte und Rollen gibt es im Notariat?

Damit Bankprozesse im Notariat reibungslos ablaufen, müssen die Rollen der beteiligten Personen eindeutig abgebildet sein. Jede Funktion im Notariat hat eigene Befugnisse, die sich auch auf den Zugriff und die Verwaltung von Bankkonten auswirken.

Der Notar als Verantwortlicher

Der Notar ist der zentrale Entscheidungsträger. Er trägt die Gesamtverantwortung für alle finanziellen Transaktionen im Rahmen seiner Amtstätigkeit. Dazu gehört insbesondere die treuhänderische Verwaltung von Fremdgeldern über Anderkonten.

Ein Banking-System für Notare muss daher sicherstellen, dass der Notar jederzeit die volle Kontrolle behält – sei es durch digitale Freigaben, transparente Protokolle oder eine direkte Anbindung an die Kanzleisoftware.

Die Notarfachangestellten (Renos)

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte (kurz: Renos) übernehmen im Alltag eine tragende Rolle. Sie bereiten Vorgänge vor, erfassen Daten und pflegen die Kommunikation mit Mandanten und Banken. Damit sie effizient arbeiten, benötigen sie im Banking-System abgestufte Rechte: Zugriff auf die Kontoübersicht, Erfassung von Zahlungsanweisungen oder die Vorbereitung von Kontoeröffnungen – jedoch ohne die abschließende Verfügungsbefugnis. So wird der Arbeitsaufwand reduziert, ohne die rechtliche Verantwortung des Notars zu gefährden.

Der Notarvertreter

In Fällen von Abwesenheit oder Krankheit tritt ein Notarvertreter ein. Er übernimmt die Aufgaben des Notars vollständig und benötigt daher dieselben Zugriffsrechte. Ein modernes Banking-System muss diese Übergänge nahtlos abbilden. Statt bürokratischer Umwege lässt sich der Vertreter-Zugang kurzfristig einbinden und bei Bedarf für die Zeit der Vertretung einfach aktivieren und deaktivieren – digital, rechtssicher und transparent.

Der Notariatsverwalter

Wenn ein Notariat neu besetzt wird oder eine Vakanz überbrückt werden muss, bestellt die Aufsichtsbehörde einen Notariatsverwalter. Er führt die Amtsgeschäfte vorübergehend eigenverantwortlich fort. Auch hier ist entscheidend, dass das Banking-System flexibel auf diese Rolle reagieren kann. Der Verwalter erhält die vollständigen Rechte, während gleichzeitig die Historie des Vorgängers rechtssicher dokumentiert bleibt.

Anderkonten: Herausforderungen im modernen Notariat

Notare verwalten Gelder ihrer Mandanten mit höchster Verantwortung. Die treuhänderische Verwahrung über Anderkonten gehört zum Kernbereich der Tätigkeit. Hier gelten strenge Vorschriften, die sich im Wesentlichen aus den §§ 57 ff. BeurkG, §§ 21 ff. und §§ 40 ff. NotAktVV, §§ 9 ff. DONot, den Vorschriften der BNotO sowie den Vorgaben der Bundesnotarkammer (BNotK), aus Rundschreiben Nr. 9/2022 ergeben.

Die Praxis zeigt jedoch: Viele Hausbanken unterschätzen den Aufwand und die Erwartungen der Mandanten, die mit der Führung von Anderkonten verbunden sind. Lange Wartezeiten bei Kontoeröffnungen, unklare Zuständigkeiten, mangelndes Verständnis für den Beruf und hohe Gebühren führen zu erheblichem Mehraufwand in Notariaten.

Besonders problematisch wird es, wenn Banken die Zusammenarbeit aufkündigen und etwa bestehende Anderkonten schließen. Für Notare bedeutet dies oft eine arbeitsintensive und rechtlich sensible Umstellung, die ohne spezialisierte Banking-Lösung zu Verzögerungen im Mandat führen kann.

[START BOX]

Praxisbeispiel: Ein Notar möchte für ein Immobiliengeschäft kurzfristig ein Anderkonto eröffnen. Bei einer herkömmlichen Bank dauert dieser Vorgang oft mehrere Tage. In der Zwischenzeit stockt das Mandat, Fristen laufen und die Beteiligten verlieren Vertrauen.

Mit dem spezialisierten Banking ist das Konto innerhalb weniger Minuten eröffnet. Die Reno erfasst die Daten digital, der Notar gibt sie online frei, und das Konto steht sofort zur Verfügung. Auch das Verwahrungsgeschäft wird digital dokumentiert und ins Verwahrungsverzeichnis eingetragen.

Im Krankheitsfall übernimmt der Notarvertreter nahtlos. Er erhält sofort die nötigen Zugriffsrechte, ohne dass komplizierte Abstimmungen mit der Bank erforderlich sind.

[END BOX]

Notariat und Banking: Typische Probleme mit herkömmlichen Banken

Die Praxis zeigt, dass viele Hausbanken die Feinheiten dieser Rollen nicht nachvollziehen. Dies führt zu gravierenden Schwierigkeiten:

• Fehlendes Verständnis: Standardisierte Prozesse berücksichtigen nicht die strengen rechtlichen Anforderungen des Notariats.

• Lange Wartezeiten: Eine Anderkontoeröffnung dauert teilweise Wochen, obwohl Fristen im Mandat keinen Aufschub zulassen.

• Komplexe Abläufe: Vertreter oder Verwalter lassen sich nicht unkompliziert einbinden, was die Arbeit blockiert.

• Doppelte Arbeit: Daten müssen manuell sowohl in der Kanzleisoftware als auch im Banking erfasst werden, was fehleranfällig ist.

• Hohe Gebühren: Berufsträger zahlen überdurchschnittlich viel für Leistungen, die nicht einmal branchengerecht sind.

Rechte und Rollen im Notariat: Was macht KanzleiBanking anders?

Das erste und einzige Banking, das ausschließlich auf die Bedürfnisse von Notaren und Anwälten zugeschnitten ist, setzt hier an. Es versteht die Besonderheiten der Branche und bietet Funktionen, die direkt auf die Rechte und Rollen im Notariat abgestimmt sind.

Digitale Kontoeröffnung in Minuten: Anstelle von Wartezeiten wird das Notaranderkonto digital eröffnet – rechtskonform und sofort einsatzbereit. So wird vermieden, dass Fristen gefährdet werden oder Mandate ins Stocken geraten.

Persönliche Berater mit juristischem Sachverstand: Im Gegensatz zu klassischen Banken stehen jederzeit Ansprechpartner bereit, die die rechtlichen Vorgaben im digitalen Notariat kennen. So wird jedes Anliegen schnell und fachgerecht gelöst.

Flexible Rechte- und Rollenverteilung: Das System erlaubt es, Rechte passgenau zu vergeben: Notar, Reno, Vertreter oder Verwalter arbeiten im gleichen System, aber mit klar definierten Befugnissen. Dadurch bleibt die Verantwortlichkeit eindeutig und die Arbeitsabläufe effizient.

Vernetzung mit Kanzleisoftware und XNP: Die direkte Anbindung verhindert Doppeleingaben. Über das digitale Verwahrungsverzeichnis XNP und die Kanzleisoftware werden Daten automatisiert übernommen – ein erheblicher Vorteil für die tägliche Arbeit.

Sonderkonditionen für Berufsträger: Kostenlose Notaranderkonten und weitere Konditionen, die speziell für Notare entwickelt wurden. Das Banking ist damit nicht nur rechtlich sicher und effizient, sondern auch wirtschaftlich vorteilhaft.

100 % konform mit BNotK und BRAK: Alle Prozesse entsprechen den Vorgaben der Bundesnotarkammer und der Bundesrechtsanwaltskammer. Digitale Anderkonten sind gemäß Rundschreiben Nr. 9/2022 vollständig anerkannt.

[START BOX]

Gut zu wissen:
Hinter KanzleiBanking steht die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG, Mitglied im BVR. Damit verbindet die Plattform moderne Technologie mit der Stabilität einer Genossenschaftsbank.

• Rechtliche Absicherung: Umsetzung aller Vorgaben für notarielle Verwahrung und Anderkontenführung, inklusive XNP-Schnittstellen.

• Sichere Identifizierung: Digitale Video-ID durch Deutschlands marktführerende Identitätsplattform.

• Finanzieller Schutz: Gesetzliche und zusätzliche Einlagensicherung über 100.000 € hinaus.

• Technische Sicherheit: Banken-Standard-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Server in Deutschland.

[END BOX]

Fazit

Rechte und Rollen im Notariat sind keine Formalität, sondern bestimmen den Alltag in jeder Kanzlei. Sie wirken sich direkt auf das Banking aus – sei es bei der Kontoeröffnung, bei der Mandatsabwicklung oder bei der Einbindung von Vertretern. Wer den Anspruch hat, Mandanten zuverlässig zu betreuen und gleichzeitig interne Abläufe zu optimieren, findet hier den richtigen Partner – und das erste Banking, das wirklich die Sprache des Notariats spricht.

[START BOX]

Sie legen Wert auf moderne und clevere Prozesse im Notariat? In einem persönlichen Beratungsgespräch erläutern wir Ihnen, wie Sie mit digitalen Rechten und Rollen für Notar, Vertreter oder Reno klare Strukturen schaffen. So optimieren Sie Ihre Kanzleiabläufe, vermeiden Fehlerquellen und nutzen die Vorteile eines Bankings, das speziell auf Berufsträger zugeschnitten ist.

[END BOX]