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E-Signing verändert die juristische Praxis
30.03.2023
Die Digitalisierung hat die Rechtsbranche in den letzten Jahren stark verändert. Ein entscheidender Fortschritt, der die tägliche Arbeit von Juristen revolutioniert, ist die Einführung von elektronischen Unterschriften – auch als E-Signing bekannt. Diese Technologie vereinfacht zahlreiche Prozesse und macht die Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch sicherer. In diesem Artikel beleuchten wir, wie E-Signing die juristische Praxis verbessert und warum es unverzichtbar für moderne Kanzleien und Rechtsabteilungen geworden ist.
Einer der größten Vorteile von E-Signing ist die erhebliche Zeitersparnis. In der Vergangenheit mussten Verträge und andere Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und per Post oder Kurier verschickt werden – ein langwieriger und teurer Prozess. Dank E-Signing können Juristen diese Schritte komplett digital abwickeln, wodurch der gesamte Prozess in wenigen Minuten erledigt werden kann. Mehrere Parteien können ein Dokument gleichzeitig prüfen und unterschreiben, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Besonders in dringenden Fällen, wie z. B. bei Fristsachen, ist dies ein unschätzbarer Vorteil.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit. E-Signing-Lösungen bieten eine Verschlüsselung, die das Risiko von Manipulationen drastisch reduziert. Jede elektronische Unterschrift ist eindeutig einer Person zuzuordnen und wird in der Regel durch zusätzliche Authentifizierungsmethoden (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung) geschützt. Zudem hinterlassen digitale Signaturen ein Audit-Trail – ein detailliertes Protokoll darüber, wer wann welches Dokument unterschrieben hat. Dies bietet Juristen die Möglichkeit, jederzeit auf die Historie eines Dokuments zuzugreifen und sorgt für zusätzliche Transparenz und Revisionssicherheit.
E-Signing spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Ohne den Bedarf an Papier, Druckerpatronen, Porto und physischen Archivierungsmethoden reduzieren Kanzleien und Rechtsabteilungen ihre operativen Ausgaben deutlich. Zudem entfällt der Platzbedarf für Aktenordner und Archive, was vor allem für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verwalten, eine erhebliche Entlastung darstellt. Langfristig trägt dies zu einer schlankeren, kosteneffizienten Organisation bei.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice und Remote-Arbeit sind flexible Arbeitsmöglichkeiten wichtiger denn je. E-Signing erlaubt es Juristen, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen und diese zu unterzeichnen. Dies bedeutet, dass sie nicht mehr an physische Büros gebunden sind und somit flexibler auf Kundenbedürfnisse reagieren können. Besonders bei internationalen Mandanten ist dies ein enormer Vorteil, da Verträge über Landesgrenzen hinweg schnell und unkompliziert abgeschlossen werden können.
Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt der Nutzung von E-Signing ist der positive Einfluss auf die Umwelt. Durch den Verzicht auf Papier und den Wegfall von Postsendungen leisten Juristen und Kanzleien einen Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen und Abfall. In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit auch in der Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung gewinnt, kann dies zu einem wichtigen Differenzierungsmerkmal werden.
E-Signing bietet Juristen eine Fülle von Vorteilen, angefangen bei der Zeitersparnis über die Sicherheit bis hin zur Kostenreduzierung und der Förderung von Flexibilität. Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch und ortsunabhängig zu unterzeichnen, passt perfekt zur modernen Arbeitswelt und erleichtert den Berufsalltag von Rechtsanwälten und Notaren. Kanzleien, die auf E-Signing setzen, profitieren nicht nur operativ, sondern positionieren sich auch als innovative und zukunftsorientierte Dienstleister.