"Ein Notar wechselt seine Notariatssoftware seltener als seine Ehefrau“ – diese weit verbreitete Redewendung bringt auf den Punkt, wie konservativ viele Notariate und Kanzleien in IT-Fragen handeln. Doch die Realität hat sich geändert: Mandanten erwarten digitale Services, die Bundesnotarkammer fordert sichere Prozesse und Fachkräftemangel zwingt zur Automatisierung. 

Wer Banking und Kanzleisoftware heute noch getrennt hält, riskiert Medienbrüche, Verzögerungen und Haftungsrisiken. Doch erst durch die nahtlose Integration spezialisierter Banking-Lösungen entsteht ein reibungsloser Workflow. 

Wir zeigen in diesem Beitrag, wie eine durchdachte Verbindung von Kanzleisoftware und Banking den juristischen Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

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Sie möchten verstehen, wie digitale Notaranderkonten, die XNP-Anbindung und eine unkomplizierte Zahlungsabwicklung funktionieren? Sprechen Sie mit unseren Fachberatern in einem unverbindlichen Gespräch. 

Wir zeigen Ihnen, wie sich KanzleiBanking nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe integriert und welche Optionen für Ihr Notariat sinnvoll sind. So erhalten Sie eine klare Grundlage für Ihre Entscheidung.

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Kanzleisoftware für Notare: Häufige Herausforderungen

Eine moderne Notariats- oder Kanzleisoftware deckt weit mehr ab als nur Aktenführung oder Dokumentenmanagement. In vielen Notariaten fällt auch immer wieder die treuhänderische Verwaltung von Geldern an, etwa bei Immobiliengeschäften. Diese Aufgabe ist mit hohen Anforderungen an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Dokumentation verbunden.

Trotzdem werden diese Prozesse in vielen Kanzleien auf parallelen Wegen abgewickelt. Auf der einen Seite existiert die Kanzleisoftware, die Mandats- und Geschäftsvorgänge abbildet. Auf der anderen Seite erfolgen Zahlungen und Kontoeröffnungen meist manuell oder über separate Banking-Portale.

Die Folge sind gravierende Probleme:

• Medienbrüche durch doppelte Datenerfassung

• Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung und Kontoeröffnung

• Erhöhtes Haftungsrisiko bei fehlerhaften Buchungen

• Erheblicher manueller Aufwand für Abstimmung und Nachweisführung

Eine digitale Integration ist daher nicht mehr optional, sondern zwingend erforderlich – nicht zuletzt, weil die Mandanten andere Standards erwarten.

Rechtliche Anforderungen an eine Kanzleisoftware

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen darf rechtliche Vorgaben nicht unterlaufen. Für Notare und Anwälte gelten insbesondere folgende Maßstäbe:

• Beurkundungsgesetz: legt fest, wann Treuhandkonten wie Notaranderkonten zulässig sind

• Dienstordnung für Notarinnen und Notare: regelt Details der Akten- und Buchführung

• Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse: stellt klare Anforderungen über die zu erfassenden Daten und die Übertragung ins Verwahrungsverzichnis 

• Rundschreiben Nr. 09/2022 der Bundesnotarkammer: konkretisiert Anforderungen an elektronische Kontoführung, insbesondere an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

• Geldwäschegesetz (GwG): verpflichtet zu Identitätsprüfungen und lückenloser Dokumentation

Wer als Anwalt oder Notar eine Kanzleisoftware einsetzt, die nicht ausreichend an spezialisierte Banking-Dienste angebunden ist, muss oft auf manuelle Hilfskonstruktionen zurückgreifen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. 

In der Praxis entstehen dadurch Risiken: unvollständige Nachweise, fehlerhafte Buchungen oder zeitliche Verzögerungen, die gerade bei Immobiliengeschäften empfindliche Folgen haben. So entsteht dort, wo entlastet werden soll, zusätzliche Arbeit in der Kanzlei.

Marktüberblick: Welche Software für Notariate gibt es aktuell?

Wir haben einen Überblick über den Markt zusammengestellt:

• Etablierte Komplettlösungen: RA-Micro und TriNotar aus dem Hause Wolters Kluwer dominieren den Markt seit Jahren.

• Aufsteiger: CVCNotre gewinnt zunehmend Marktanteile und überzeugt durch moderne Schnittstellen und flexiblere Ansätze.

• Spezialisierte Tools: Lösungen wie NotarNow, Notara oder NotarPartner konzentrieren sich auf einzelne Prozessschritte, z. B. digitale Formulare.

• Zukunftsprojekte: Die Bundesnotarkammer arbeitet mit dem Berliner Startup zusammen, um Formulare direkt ins XNP-Mandantenportal zu integrieren.

Die Liste ist nicht abschließend, aber sie zeigt die Vielfalt: Es gibt nicht mehr nur eine Standardlösung für alle Notare und Anwälte. Stattdessen gewinnen Schnittstellenfähigkeit und individuelle Anpassbarkeit an Bedeutung. Notariate und Kanzleien erwarten mittlerweile zurecht Systeme, die sich flexibel mit Banking-Tools verbinden lassen.

Zukunftstrends: Cloud und KI direkt in der Kanzleisoftware

Die Digitalisierung beschränkt sich jedoch nicht nur auf Banking. Zukünftige Entwicklungen verändern das gesamte Berufsbild:

• Cloud-Notariat: Cloudbasierte Systeme ermöglichen Homeoffice und senken IT-Kosten.

• KI-gestützte Automatisierung: Einsatz bei GWG-Prüfungen, Status-Updates oder Grundbuchdaten-Abgleich.

• Mandantenportale: Direkter Austausch von Dokumenten, Statusinformationen und Formularen.

Diese Trends zeigen: Die Digitalisierung macht Notariate und Kanzleien nicht nur schneller, sondern strukturell besser, auch als Antwort auf den Fachkräftemangel.

„Notariat 2030“ – Wohin steuert die Branche für Kanzleisoftware?

Das Strategieprojekt „Notariat 2030“ der Bundesnotarkammer zeigt, wie stark die digitale Transformation in den kommenden Jahren voranschreiten wird. Drei Szenarien wurden dabei entwickelt:

Szenario 1: Moderate Digitalisierung einzelner Prozesse, aber ohne durchgängige Integration (sinngemäß aus der Projektbeschreibung, S. 6).

Szenario 2: Strategische Digitalisierung mit Einführung eines einheitlichen Strukturdatensatzes und digitalen Werkzeugen wie Mandantenportalen. Dieses Szenario deckt laut externen Quellen 83 % der Schmerzpunkte ab, ist schrittweise umsetzbar und birgt das geringste Risiko (S. 7).

Szenario 3: Radikale Digitalisierung mit vollständiger Automatisierung – technisch machbar, aber mit hohem Aufwand und Risiko verbunden (sinngemäße Ableitung aus dem Szenarienansatz, S. 6–7).

Ein einheitlicher Strukturdatensatz soll künftig dafür sorgen, dass beim Erstkontakt erfasste Daten durch Ende-zu-Ende-Digitalisierung nahtlos in den Folgeprozess übernommen werden. 

Die Empfehlung der Bundesnotarkammer ist also eindeutig:

• Fokus auf strategische Digitalisierung: “Szenario 2” deckt 83 % der Schmerzpunkte ab, ist schrittweise umsetzbar und birgt das geringste Risiko.

• Mandantenportale werden zum Dreh- und Angelpunkt für den digitalen Datenaustausch.

• Künstliche Intelligenz unterstützt Prozesse wie GWG-Prüfungen, Grundbuch-Checks oder die Entwurfsprüfung.

End-to-End-Digitalisierung ist also nicht nur ein Trend, sondern eine zwingende Voraussetzung für die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien.

KanzleiBanking: Einfache Banking-Lösung für Ihre Kanzleisoftware

Mit KanzleiBanking verbinden wir digitales Banking mit Ihrer Kanzleisoftware zu einem durchgängigen System. Für Notare und Anwälte ergeben sich dadurch mehrere Vorteile:

• Schnelle Kontoeröffnung: Notaranderkonten lassen sich direkt auf der Plattform eröffnen und noch am selben Tag nutzen.

• Direkte Schnittstellen: Das XNP-kompatible Banking ermöglicht, Transaktionen automatisch zu verbuchen und zu dokumentieren.

• Sichere Ablage: Alle Zahlungsvorgänge werden DSGVO-konform archiviert und können jederzeit nachgewiesen werden.

• Kostenlose Kontoführung: Notare und Mandanten profitieren gleichermaßen von den kostenlosen Notaranderkonten, das Budget wird geschont und auch die Buchhaltung entlastet.

Unser Team bei KanzleiBanking stellt sicher, dass Berufsträger bei Rückfragen nicht in anonymen Callcentern landen, sondern qualifizierte Ansprechpartner aus Volljuristen und Bankern erreichen, die eine schnelle Lösung finden. Bei uns werden technische und rechtliche Anliegen unkompliziert und mit dem nötigen Feingefühl geklärt.

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Gut zu wissen

Hinter KanzleiBanking steht ein starker Partner: die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG. Als Genossenschaftsbank mit Wurzeln bis ins Jahr 1863 ist sie Mitglied im Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR).

Wir verbinden moderne Technik mit der Sicherheit einer etablierten Bank. Datenschutz und Sicherheit stehen dabei jederzeit im Fokus:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Kontoeröffnungen und Transaktionen.

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Übertragung sensibler Daten.

• Mandantenbezogene Kontotrennung zur eindeutigen Zuordnung im Verwahrungsverzeichnis

Zusätzlicher Schutz Ihrer Einlagen und Mandanten:

Neben der gesetzlichen Einlagensicherung über die BVR Institutssicherung GmbH greift zusätzlich ein freiwilliges, institutsbezogenes Sicherungssystem. So sind Einlagen – auch über die 100.000€ hinaus – nach Maßgabe des Einlagensicherungsgesetzes doppelt abgesichert.

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Haftung minimieren, Sicherheit erhöhen

Ein besonderes Augenmerk liegt bei der digitalen Abwicklung von Kanzlei- und Notariats-Angelegenheiten auf dem Thema Sicherheit. Anwälte und Notare haften für die korrekte Verwaltung fremder Gelder. 

Wer eine integrierte Lösung wie KanzleiBanking nutzt, profitiert gleich von mehreren Schutzmechanismen:

• Zugangsschutz: Nur autorisierte Nutzer können Konten anlegen und Transaktionen auslösen.

• Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Buchung werden revisionssicher gespeichert.

• Prüfbarkeit: Aufsichtsbehörden können Vorgänge lückenlos nachvollziehen.

• Verschlüsselung: Datenübertragungen erfolgen nach aktuellen Standards.

Nutzen Sie die digitale Banking-Integration von KanzleiBanking, um Haftungsrisiken zu minimieren und gleichzeitig keine Abstriche bei dem Thema Effizienz zu machen.

Banking-Integration in die Kanzleisoftware: Was bedeutet das konkret?

Banking-Integration meint im Kanzleikontext, dass Daten aus der Aktenverwaltung automatisch in die Banking-Umgebung übertragen werden. Konkret kann die Verbindung mit KanzleiBanking folgende Schritte umfassen:

• Einfacher Import relevanter Mandatsinformationen (z. B. Name des Käufers, UVZ-Nr., Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten)

• Erstellung und Verwaltung von Notaranderkonten ohne Medienbruch

• Synchronisierung zur Anlage der Masse in dem digitalen Verwahrungsverzeichnis

• Sichere Speicherung und Dokumentation aller Zahlungsvorgänge

• Automatisierte Erstellung von Zahlungsnachweisen für die Beteiligten

So entfällt der zeitaufwendige Abgleich verschiedener Systeme, und die Prozesse laufen nachvollziehbar in einem durchgängigen digitalen Workflow.

Praxisbeispiel: Digitaler Vorsprung zahlt sich aus

Das Kieler Notariat „Vesthaus“ zeigt, wie moderne Banking-Integration im Notariat funktionieren kann. Früher dauerte die Kontoeröffnung mehrere Tage. Heute erhält Vesthaus dank digitaler Bankprozesse die IBAN innerhalb einer Stunde.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Geschwindigkeit – weniger Wartezeit für Mandanten.

• Transparenz – digitale Nachweise sind sofort verfügbar.

• Rechtssicherheit – jede Transaktion ist protokolliert und revisionssicher.

“Unsere Mandanten haben zu Recht eine klare Erwartung: Geschwindigkeit, Transparenz und Sorgfalt – ohne Abstriche. Um das gewährleisten zu können, muss ich meinen Mitarbeitern die richtigen Tools an die Hand geben“, betont Notar Dr. Felix-Tessen von Gerlach.

Checkliste: So gelingt die Verbindung von Kanzleisoftware und Banking

Wer seine Kanzleiorganisation auf ein integriertes System wie KanzleiBanking umstellt, profitiert von einem strukturierten Vorgehen. Für die erste Orientierung empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie, welche Abläufe bisher getrennt laufen und wo Medienbrüche in Ihrer Kanzleisoftware entstehen.

2. Systemvergleich: Prüfen Sie verschiedene Lösungen auf XNP-Kompatibilität, Sicherheitsstandards und Supportangebot. Informieren Sie sich gerne über unser Leistungsangebot bei KanzleiBanking.

3. Datenmigration: Sorgen Sie für einen geordneten Übergang bestehender Mandats- und Kontodaten.Mit KanzleiBanking geht das in wenigen Klicks.

4. Team informieren: Alle Mitarbeiter wie z.B. Renos, erhalten bei KanzleiBanking Informationen wie Checklisten oder Telefon-Support dazu wie Anderkonten zu eröffnen & verwalten sind, geführt durch einfache digitale Prozesse, die jeder sicher beherrschen kann. 

5. Pilotphase: Beginnen Sie mit ausgewählten Mandanten, um erste Erfahrungen zu sammeln.

6. Regelbetrieb: Nach erfolgreicher Testphase kann der gesamte Zahlungsverkehr unkompliziert und innerhalb kürzester Zeit einfach von der Kanzleisoftware bis hin zu XNP digital abgewickelt werden.

Gerne begleiten wir Sie persönlich bei allen Schritten und beantworten Ihre Fragen in einem unverbindlichen Austausch. Denn am Ende zählt: Ein strukturierter Prozess reduziert Risiken und fördert die Zusammenarbeit aller Beteiligten. Davon profitieren Kanzleien – und Mandanten – langfristig.

Fazit

Die Zeiten, in denen Notare und Anwälte ihre Zahlungsabwicklung, Aktenführung und Compliance in voneinander getrennten Systemen erledigten, neigen sich langsam dem Ende zu. Moderne Kanzleisoftware in Verbindung mit einer spezialisierten Banking-Integration bietet ein starkes Fundament für effiziente und transparente Prozesse. Die Umstellung erfordert kein technisches Know-How, sondern lediglich die Bereitschaft, sich für die Möglichkeiten von digitalem Banking zu öffnen. 

Neben der technischen Qualität sind vor allem Rechtssicherheit, Flexibilität und eine kompetente persönliche Beratung entscheidend. Mit KanzleiBanking stellen Sie sicher, dass Sie den eigenen Haftungsbereich minimieren, Mandanten professionell betreuen und den steigenden Anforderungen an digitale Arbeitsweisen gerecht werden. Wer diesen Schritt konsequent geht, schafft sich nicht nur organisatorische Vorteile, sondern sichert zugleich die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei.

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